Queremos proporcionarle consejos útiles para mejorar la eficacia y productividad en las videoconferencias, independientemente de la plataforma que usted utilice (Zoom, Teams, Meet, etc.). Los consejos abarcan desde cómo comunicarse, tratar a los demás y presentarse, hasta cómo manejar la multitarea y mantener el enfoque en los objetivos de la reunión.
Un error común que observamos con frecuencia es la falta de preparación y la pérdida de enfoque durante las reuniones. A menudo, quienes conducen la videoconferencia no definen claramente los objetivos de la videoconferencia, lo que puede llevar a conversaciones poco estructuradas y a una disminución de la productividad, por ello le invitamos a revisar y reflexionar sobre la aplicación de los siguientes elementos
GENERE INVITACIONES CON ENLACES SIMPLES, DE FÁCIL CONEXIÓN: Asegúrese de que las invitaciones a su videoconferencia contengan enlaces simples y directos para unirse. Evite complicaciones innecesarias y proporcione información clara sobre cómo acceder a la reunión.
ENCIENDA LA CÁMARA, CONTROLE SUS GESTOS FACIALES, USE LENGUAJE NO VERBAL: Encender la cámara le permite establecer una conexión visual con los participantes. Controle sus gestos faciales y utilice el lenguaje no verbal para transmitir empatía, interés y comprensión. Mantenga un lenguaje corporal abierto y receptivo.
CUIDA SU ASPECTO E IMAGEN, VÍSTASE BIEN: Asegúrese de que su apariencia sea profesional y adecuada para la ocasión. Vestirse bien contribuye a la percepción de competencia y seriedad.
GENERE CONFIANZA, HUMANICE LA CONVERSACIÓN: Establezca una relación de confianza con los participantes. Comparta anécdotas personales o comentarios amigables para humanizar la conversación. La empatía y la autenticidad son clave.
HAGA UNA SOLA COSA, EVITE LA MULTITAREA: Evite la multitarea durante la videoconferencia. Concéntrese en la conversación y evite distracciones para demostrar respeto por los participantes.
VAYA AL GRANO, SEA DIRECTO: Sea claro y directo en su comunicación. Evite divagaciones y vaya al grano. Los participantes valoran la eficiencia y la claridad en la información presentada.
A PESAR DE LAS PREGUNTAS, NO PIERDA DE VISTA EL OBJETIVO DE SU PONENCIA: Si bien es importante responder preguntas, asegúrese de que las respuestas estén relacionadas con el objetivo principal de la videoconferencia. No se distraiga de su mensaje principal.
INVITE A LA ACCIÓN, SU ESTILO DE COMUNICACIÓN DEBE AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD: Al final de la videoconferencia, invite a los participantes a tomar medidas concretas. Establezca claramente cuáles son los siguientes pasos o acciones a seguir. Su comunicación debe impulsar la productividad.
TRATE A TODOS POR IGUAL, LA CORTESÍA CUENTA: Sea cortés y trate a todos los participantes con igualdad y respeto, independientemente de su posición o rol. La cortesía contribuye a un ambiente de colaboración.
USE LENGUAJE COLOQUIAL, MINIMICE LOS TECNICISMOS: Hable en un lenguaje claro y evite el uso excesivo de tecnicismos o jerga. Asegúrese de que su mensaje sea comprensible para todos los participantes.
Es crucial que todas las personas participantes comprendan el propósito de la reunión desde el principio. Por lo tanto, le invitamos a que antes de su próxima videoconferencia, defina claramente sus objetivos, comunique el propósito a los participantes y mantenga la reunión centrada en esos objetivos para lograr una comunicación más efectiva y resultados más satisfactorios.
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